Δύο ώρες έντονης εστίασης μπορούν να αποφέρουν περισσότερα αποτελέσματα από μια μέρα γεμάτη συσκέψεις, email, κλήσεις και εργασίες.
Πώς το κάνουμε αυτό; Ακολουθούμε μια διαδικασία 5 βημάτων που θα μας βοηθήσει να σημειώνουμε πραγματική πρόοδο κάθε μέρα (χωρίς να δουλεύουμε μέχρι εξαντλήσεως).
1. Πότε πρέπει να δουλέψουμε
Ας ξεκινήσουμε από αυτό. Όλοι έχουμε στιγμές κατά τη διάρκεια της ημέρας όπου είμαστε φυσικά πιο ενεργητικοί, συγκεντρωμένοι και παραγωγικοί από άλλους. Εάν μπορέσουμε να προγραμματίσουμε τον εστιασμένο χρόνο μας κατά τη διάρκεια αυτών των χρόνων, φυσικά θα επωφεληθούμε περισσότερο από τους υπόλοιπους.
Πότε λοιπόν δουλεύουμε καλύτερα; Μία γενική υπόθεση είναι νωρίς το πρωί, αφού οι άνθρωποι τείνουμε να είμαστε πιο παραγωγικοί δύο ώρες μετά την πλήρη αφύπνιση. Ο καθένας μας προφανώς έχει διαφορετικούς παράγοντες που καθορίζουν πότε είναι πιο παραγωγικός, αλλά αν δεν είμαστε σίγουροι, το πρωί είναι μία καλή στιγμή για να ξεκινήσουμε.
2. Κατάλληλες συνθήκες
Ωραία, άντε και μάθαμε ότι είμαστε πιο παραγωγικοί το πρωί. Και τώρα τι;
Πρέπει να δώσουμε στον εαυτό μας τις βέλτιστες συνθήκες για να εκμεταλλευτούμε αυτόν τον χρόνο. Αυτό σημαίνει βελτιστοποίηση του τρόπου και του τόπου εργασίας μας, καθώς και διασφάλιση ότι ξεκινάμε τη μέρα μας με γεμάτο ρεζερβουάρ.
Εάν είμαστε κουρασμένοι επειδή ξενυχτήσαμε χθες, αυτό που θα συμβεί είναι είτε να χάσουμε αυτές τις ώρες αιχμής είτε να υπολειτουργούμε. Επομένως, προτού κάνουμε οτιδήποτε, ας βεβαιωθούμε ότι ακολουθούμε μια υγιεινή ρουτίνα ύπνου και ξεκουραζόμαστε πραγματικά τις ώρες που χρειάζεται. Στη συνέχεια, βεβαιωνόμαστε ότι το περιβάλλον που εργαζόμαστε μας επιτρέπει να εστιάσουμε.
Ξεκινάμε αφαιρώντας τους εξωτερικούς περισπασμούς, αυτό σημαίνει ένας ήσυχος, τακτοποιημένος χώρος κατά προτίμηση με αρκετό φως και φρέσκο αέρα για να μας κρατά alert και συγκεντρωμένους ταυτόχρονα. Αφαιρούμε πράγματα στα οποία η εύκολη πρόσβαση μπορεί να σημαίνει και εύκολη απόσπαση προσοχής, όπως το τηλέφωνό μας ή ακόμα και η λίστα υποχρεώσεών μας.
Στη συνέχεια, βεβαιωνόμαστε ότι μπλοκάρουμε τους εσωτερικούς περισπασμούς. Αυτά είναι τα πράγματα με τα οποία αποσπάμε την προσοχή σας, όπως να κάνουμε scroll στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τις ειδήσεις ή ακόμα και το email μας.
Δεν αρκεί να βασιζόμαστε στη δύναμη της θέλησης. Πρέπει πραγματικά με έξυπνους τρόπους να προσπαθήσουμε να εστιάζουμε σε αυτά που πρέπει να γίνουν. Προσωπικά κατά καιρούς μου αρέσει να χρησιμοποιώ το FocusTime 30 λεπτών για να με εμποδίσει να τρώω τις παραγωγικές μου ώρες ελέγχοντας τις ειδήσεις ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
3. Επιλέξτε ένα καθημερινό “highlight”
Μετά τον κατάλληλο χρόνο και το κατάλληλο περιβάλλον για εστίαση, ήρθε η ώρα να αποφασίσουμε τι πραγματικά αξίζει την προσοχή μας. Αυτό στο οποίο επιλέγουμε να αφιερώσουμε τον χρόνο μας θα πρέπει να είναι σημαντικό και ουσιαστικό. Εάν την υπόλοιπη ημέρα μας τρώνε οι συναντήσεις, οι κλήσεις και οι επείγουσες εργασίες, θα πρέπει να μπορούμε να ανατρέξουμε σε αυτό και να ξέρουμε ότι έχουμε κάνει κάτι σημαντικό, εγώ αυτό το αποκαλώ το καθημερινό μου επαγγελματικό αποκορύφωμα.
Το αποκορύφωμα είναι κάπου μεταξύ μιας εργασίας και ενός μακροπρόθεσμου στόχου. Είναι κάτι που αξίζει την προσοχή μας και που θέλουμε να είναι το βασικό θέμα της ημέρας μας. Αυτό μπορεί να σημαίνει κάτι που είναι:
- Χρόνος: Κάτι που έπρεπε να έχουμε κάνει εδώ και καιρό και επειδή δεν το ολοκληρώνουμε είναι το αγκάθι στην καθημερινότητά μας;
- Ικανοποίηση: Αν ολοκληρώσουμε τη συγκεκριμένη εργασία πόσο καλά θα αισθανθούμε; Θα μας δώσει ώθηση για να πάμε παρακάτω και να ολοκληρώσουμε και τις υπόλοιπες ανοιχτές “υποθέσεις” μας;
- Χαρά: Ολοκληρώνοντας τις εκκρεμότητές μας, φεύγοντας από την εργασία μας θα αισθανθούμε για πρώτη φορά ολοκλήρωση και χαρά πως ναι, η σημερινή ήταν μία καλή και παραγωγική μέρα;
Σε ό,τι κι αν επιλέξεις να αφιερώσεις τις δύο ώρες, αυτός ο χρόνος πρέπει να είναι ιερός και σεβαστός. Θα μπορούσαμε να ξοδέψουμε 8 ώρες μόνο στέλνοντας email, όμως αυτό από μόνο του δεν οδηγεί σε αποτέλεσμα ή στην κατάκτηση μεγαλύτερων στόχων. Για να είμαστε ειλικρινείς όταν λέμε “δεν προλαβαίνω, είμαι τόσο απασχολημένος” στην πραγματικότητα σημαίνει ότι “είμαι πολύ κακός διαχειριστής του χρόνου μου και δεν ξέρω πώς να βάλω προτεραιότητες”. Αληθινή παραγωγικότητα είναι να κάνεις το σωστό πράγμα τη σωστή στιγμή στο σωστό μέρος.
4. Ακούμε το σώμα μας, όχι το ρολόι
Ενώ χρησιμοποιούσαμε το «δύο ώρες» ως οδηγό για όλη αυτή τη διαδικασία, δεν είναι ένας κανόνας που έχει οριστεί. Το να αναγκάζεις τον εαυτό σου να εργαστεί όταν χάνεις την εστίαση και την ενέργεια θα σε οδηγήσει μόνο σε εξάντληση. Αντίθετα, θέλεις να προστατεύσεις την εστίασή σου δίνοντας στον εαυτό σου χρόνο για να αναρρώσει.
Αυτό προέρχεται από το να ακούς το σώμα σου και όχι μόνο το ρολόι.
Ακριβώς όπως ανακαλύψαμε τον βέλτιστο χρόνο εργασίας μας κοιτάζοντας την καμπύλη παραγωγικότητάς μας, πρέπει να γνωρίζουμε και πότε αυτό το επίπεδο ενέργειας πέφτει. Σύμφωνα με τον ερευνητή ύπνου Nathaniel Kleitman, το μυαλό μας λαχταρά διαλείμματα μετά από κάθε 90 λεπτά έντονης εργασίας.
Όταν χρειαζόμαστε ένα διάλειμμα , το σώμα μας μας στέλνει σήματα, όπως να πεινάμε, να νυστάζουμε, να ανησυχούμε ή να χάνουμε την εστίαση. Φροντίζουμε να ακούμε αυτά τα σημάδια και κάνουμε ένα γρήγορο διάλειμμα 5-10 λεπτών για να περπατήσουμε, να τεντωθούμε, να πάρουμε λίγο νερό και να επαναφέρουμε την ενέργειά μας.
5. Καμπύλη παραγωγικότητας
Τελικά, τι κάνεις με την υπόλοιπη μέρα σου;
Ολοκληρώνοντας το καθημερινό μας highlight κάθε μέρα, διασφαλίζουμε ότι θα νιώθουμε επαγγελματικά ολοκληρωμένοι στο τέλος της ημέρας. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να σταματάμε εκεί. Χρησιμοποιούμε τον υπόλοιπο χρόνο μας για να σημειώσουμε πρόοδο σε επείγουσες εργασίες και να καλύψουμε την επικοινωνία, τις συναντήσεις και τις ενημερώσεις.
Εδώ μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ίδια τεχνική όπως πριν. Μόλις καταλάβουμε πότε τα επίπεδα ενέργειάς μας είναι υψηλότερα και πότε είναι χαμηλότερα κατά τη διάρκεια της ημέρας, μπορούμε να ταιριάξουμε τις εργασίες μας με αυτά. Για παράδειγμα:
- Συσκέψεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κλήσεις όταν το επίπεδο ενέργειάς μας είναι χαμηλότερο
- Καθημερινές εργασίες και επείγουσες εργασίες όταν το ενεργειακό μας επίπεδο είναι υψηλότερο (αλλά όχι κατά τις ώρες αιχμής)
Περισσότερος χρόνος ≠ περισσότερη δουλειά
Η έντονη εστίαση είναι μια υπερδύναμη σε έναν κόσμο γεμάτο ερεθίσματα που ζούμε και εργαζόμαστε. Ξεκινώντας κάθε μέρα με μια ή δύο ώρες εστίασης θα μας φέρει σύνθετες αποδόσεις με την πάροδο του χρόνου.
